Datenschutz im Co-Working-Space
Ein Co-Working-Space ist ein Raum für Kreativität und neue Ideen. Ein inspirierendes Umfeld und eine entspannte Atmosphäre sorgen dafür, dass immer wieder gute Konzepte entstehen. Auch bei der täglichen Arbeit, zum Beispiel mit Unternehmenszahlen, ist es wichtig, die Datensicherheit zu beachten. Gerade bei Kundendaten spielt das Thema Datenschutz schnell eine Rolle.
Es ist also wichtig, sich einerseits gegen die Entwendung von Daten und Informationen abzusichern, und andererseits sollte der Co-Working-Space Spaß machen und man sollte sich wohlfühlen. „Beides ist möglich“, sagt Henrik von Kunhardt. Er ist der Geschäftsführer von Riscreen, einer Beratungsfirma für Compliance. Zum Thema Datenschutz berät er Weltkonzerne, aber auch Mittelstand und kleine Unternehmen. Da Henrik auch der Gründer von Workspacetogo ist, war der Weg zum Interviewpartner nicht weit ;-).
Sicher im Co-Working-Space mit diesen Tipps
Überblick: Tipps für datenschutzkonformeres Arbeiten im Co-Working-Space
- Clean Desk: Wenn der Schreibtisch verlassen wird, sollten die Informationen nicht für Dritte zugänglich sein.
- Notizbuch und Computer sichern: Das eigene Notizbuch in abschließbarem Behälter aufbewahren, Computer sperren und Tasche/Rucksack verschließen.
- Sichtschutz für vertrauliche Daten: Verhindert versehentliches Mitlesen; empfohlen sind Sichtschutzfolien für Bildschirme.
- Private Telefonate und Videokonferenzen: Führe sie allein, um vertrauliche Informationen zu schützen und Datenlecks zu minimieren.
- Schallgeschützte Konferenzräume: Bieten die Möglichkeit für vertrauliche Gespräche im Co-Working-Space.
- VPN nutzen: Bei Internetnutzung im Co-Working-Space VPN aktivieren, um Datenverschlüsselung und Sicherheit zu gewährleisten.
- Datenvernichtung: Wichtige Papiere nicht unbedacht entsorgen, sondern sachgerecht vernichten, z. B. mit einer Datenvernichtungstonne.
In einem Co-Working-Space arbeiten Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen. Es ist wichtig, nicht automatisch von böswilliger Absicht auszugehen, wenn es zu Sicherheitsverstößen kommt. Oftmals handelt es sich um unbeabsichtigte Fehler oder Unachtsamkeiten. Dennoch ist es ratsam, vorsichtig zu sein und die eigenen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Datensicherheit zu verbessern – „und das ist im Alltag gar nicht so schwer, wenn man die wichtigsten Punkte beachtet“, so von Kunhardt.
Tipp 1: Clean Desk
Dieser Tipp ist so einleuchtend wie wirksam. Wenn der Schreibtisch verlassen wird, sollten die Informationen nicht für Dritte zugänglich sein.
Das eigene Notizbuch mitnehmen, oder in den abschließbaren Rollcontainer legen. Den Computer sperren (STRG + ALT + ENTF und dann ENTER, zum Beispiel bei Windows). Tasche/Rucksack verschließen und im Idealfall ebenfalls mitnehmen.
Tipp 2: Sichtbarkeit von vertraulichen Daten einschränken
Dies verhindert primär, dass zufällig mit einem Blick auf den Schreibtisch wichtige Informationen von anderen Besuchern des Co-Working-Spaces erfasst werden können. Nicht immer muss böswillige Spionage hinter dem Mitlesen von Daten stecken, viel häufiger wird eher zufällig etwas „aufgeschnappt“. „Für Bildschirme empfehle ich Sichtschutzfolien, sodass ein Blick von der Seite erschwert wird“, erklärt der Datenschutzprofi von Kunhardt.
Tipp 3: Telefonate und Videokonferenzen allein führen
Wer kennt es nicht aus einem Großraumbüro: Der Kollege telefoniert und unweigerlich hört man das Gespräch mit. Um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht von anderen Personen im Co-Working-Space mitgehört werden, ist es ratsam, Telefonate oder Videokonferenzen allein zu führen. Dadurch wird das Risiko des ungewollten Datenlecks minimiert. Henrik von Kunhardt hat Workspacetogo entsprechend vorbereitet: „Alle unsere Konferenzräume sind schallgeschützt, sodass jeder die Möglichkeit hat, auch spontan vertrauliche Gespräche zu führen“.
Tipp 4: VPN bei Internetnutzung aktivieren
Wenn sich mehrere Personen über einen Router mit dem Internet verbinden, empfiehlt es sich, genauer hinzusehen. Gerade unverschlüsselte Daten könnten mitgelesen werden. Um eine sichere Verbindung zum Internet herzustellen und die Übertragung sensibler Daten zu schützen, sollte bei der Nutzung des Internetzugangs im Co-Working-Space ein Virtual Private Network (VPN) aktiviert werden. Dadurch werden die Daten verschlüsselt und vor möglichen Angreifern besser geschützt. Ein VPN lässt sich unter anderem mit dem Router zu Hause einrichten (eine Beispiel-Anleitung für die FRITZ!Box). „Wir segmentieren unser Netz zusätzlich; viele Kunden erhalten ihr eigenes WLAN-Netz. Das ist ein Beispiel, wie wir auf verschiedenen Ebenen die IT-Sicherheit erhöhen“, so der Compliance-Experte.
Tipp 5: Daten effektiv vernichten
Ein ausgelesenes Dokument wandert schnell und unbedacht in den Papierkorb. Damit hat jeder Zugriff auf diese Daten. Kommt später etwa der Nachmieter des Schreibtisches an seinen Platz, sind die Daten problemlos auswertbar. Auch ein Zerreißen der Papierdokumente hilft nicht, denn die Teile können mitgenommen und später zusammengesetzt werden.
Deshalb ist es notwendig, Papier mit vertraulichen Daten sachgerecht zu entsorgen. Bei Workspacetogo kann eine abgeschlossene Datenvernichtungstonne mitgenutzt werden. So können Dokumente ordnungsgemäß vernichtet werden. Von Kunhardt dazu: „Wir arbeiten selbst mit sensiblen Daten und müssen diese datenschutzkonform entsorgen. Diese Option möchte ich natürlich auch meinen Kunden im Workspace bieten“.
Fazit
„Beim Thema Datensicherheit ist ein Co-Working-Space vergleichbar sicher wie ein eigenes Büro – vorausgesetzt, man beachtet wichtige Hinweise“, so von Kunhardt. Zudem hängt vieles davon ab, wie ernst das Co-Working-Space selbst mit dem Thema Datenschutz umgeht, so der Experte. „Bei uns musste der Desk-Buchungsdienstleister seine Datenschutzregeln überarbeiten, damit wir mit ihm zusammenarbeiten konnten. Es geht also ins Detail, wenn man das Thema ernst nimmt“. Die Probleme entstehen, wenn Fehler bei der Datensicherheit auftreten. Dann wünscht sich jeder, er hätte sich vorab gekümmert.